Articles, vedettes

6 erreurs à éviter dans un appel de propositions

On a déjà qualifié les appels de propositions (ou appels d’offres) de “mal nécessaire”. Parfois requis par la loi (comme pour les municipalités et les organismes gouvernementaux), ce processus est bien souvent inévitable.

En effet, à moins de choisir de se bâtir une équipe de production interne ou d’être ouvert à des pratiques contractuelles novatrices (par exemple des contrats agiles), il n’y a pas vraiment d’autres façons de trouver un fournisseur qui pourra réaliser votre projet pour un prix fixe.

Plusieurs pièges à éviter

Dans les 5 dernières années, j’ai eu l’occasion d’écrire au moins 15 appels d’offres pour la production de sites web, et encore plus fréquemment, de participer à la sélection de firmes de production. Je vous livre ici mes meilleurs conseils.

Bien écrire un appel d’offres ou de propositions pour un site web n’est pas une mince affaire, en particulier s’il s’agit d’une refonte de site.

1. Exiger des conditions trop strictes

Pour une firme, faire un prix forfaitaire pour un projet web est l’engagement le plus risqué qui soit financièrement. C’est pourquoi l’ajout de conditions trop strictes pourrait faire peur aux fournisseurs, ce qui pourrait provoquer deux réflexes :

  • Ne pas soumissionner (et ça serait dommage de perdre un bon fournisseur)
  • Se prévoir un “buffer” (donc rendre la proposition plus coûteuse, pour ne pas courir de risque)

Pénalités en cas de retard

C’est peut-être contre-intuitif, mais je crois qu’une des conditions à éviter est de prévoir des pénalités en cas de retard.

Même s’il est malheureusement vrai que les retards sont fréquents pour les projets web, la faute est rarement attribuable uniquement à l’une des parties.

Mieux vaut demander des références et tenter d’en savoir plus sur la réputation de la firme à cet égard.

2. Attribuer des points bonus pour les firmes présentes dans votre région

Bien que la facilité d’avoir des rencontres en personne peut constituer un avantage, donner explicitement des points supplémentaires aux firmes qui ont une présence dans votre région n’est probablement pas une bonne idée.

En effet, cela risque fortement de dissuader les fournisseurs plus éloignés, sachant que leurs chances de remporter le mandat sont réduites dès le départ.

Par ailleurs, avec de bons outils de communications comme Trello, Fogbuz ou Basecamp, les conversations de vive voix ne sont plus si essentielles. D’ailleurs, certains de mes projets préférés ont été réalisés presque sans avoir communiqué de vive voix. Je pense entre autres à un projet impliquant des 4 entreprises situées dans 4 villes différentes, qui a été un franc succès.

3. Suggérer un échéancier trop serré

Les meilleurs fournisseurs sont souvent les plus occupés et ils n’aiment pas décevoir. Un échéancier trop serré (ou irréaliste) risque de les conduire à ne pas produire de soumission.

Mais suggérer un échéancier trop serré risque également de faire augmenter le prix qu’ils vous soumettront. Ayant été dans la peau du fournisseur, je peux tenter de décrire pourquoi : le fournisseur se dit : “Si je dois faire ce projet dans ces délais, je vais devoir mettre mes meilleures ressources ou encore embaucher des gens, donc je dois facturer davantage”.

Comment gagner un critère additionnel pour départager les soumissionnaires?

Je suggère généralement de demander au fournisseur de proposer un échéancier réaliste. De cette façon vous aurez l’heure juste et en prime, vous obtiendrez un critère additionnel pour départager les soumissionnaires : le délai de production.

4. Être trop directif sur la technologie

À moins de très bien connaître les aspects techniques du web, il vaut mieux ne pas trop être directif en terme de technologie et plutôt décrire les besoins.

Parler de CMS ou pas?

Le cas le plus problématique est de parler de système de gestion de contenu (CMS) pour tous les projets alors que dans bien des cas, en particulier les sites “data-driven” (par exemple, un répertoire d’hôtels), la meilleure approche serait plutôt d’utiliser un framework back-end comme Ruby on Rails, Laravel ou Meteor.

Bien sûr cette subtilité n’est pas facile à appréhender pour les gens non techniques, mais je crois que c’est essentiel. Et c’est particulièrement important lors de la sélection des fournisseurs.

5. Ne pas demander une proposition financière détaillée

De façon générale, il faut essayer de ne pas trop en demander aux soumissionnaires, qui pourrait être rebuté par l’ampleur de la tâche.

Cela dit, il faut néanmoins demander une proposition financière la plus détaillée possible. C’est un exercice que le fournisseur fera de toute façon et qui peut être très instructif à plusieurs égards

D’une part, une proposition “ventilée” vous permettra de voir où le fournisseur voit la complexité de votre projet. Celle-ci pourra alors être comparé à celle des aux autres soumissionnaires ou avec votre propre estimation.

Si l’écart se révèle important, c’est peut-être un signe que l’évaluation a été bâclée ou que le fournisseur n’appréhende pas la complexité du projet, ce qui pourrait annoncer des délais et des dépassements de coûts.

Une proposition détaillée vous permettra également de laisser tomber certaines fonctionnalités trop coûteuses, sans devoir mettre en péril le prix forfaitaire obtenu (à condition de prévoir une clause à cet effet).

6. Ne pas demander l’aide d’un expert

Une entreprise ne peut pas connaître toutes les bonnes firmes de production web et encore moins celles qui sont adaptées à votre projet, car c’est un exercice qu’elle fera en moyenne une fois tous les 4-5 ans.

C’est pourquoi il vaut mieux demander un expert pour vous aider à :

  • Rédiger l’appel d’offres
  • Mettre en place une liste de fournisseurs pertinents
  • Vous aider à analyser les soumissions
  • Vous assister lors des entrevues avec les fournisseurs.

Une entreprise aura beau vous offrir des références, cela ne vous donnera qu’un portrait partiel des fournisseurs. L’idéal serait de connaître l’autre côté de la médaille :

  • Est-ce un fournisseur qui est toujours en retard?
  • Est-ce que ses procédures sont trop lourdes? (demande de changement, gestion de projet, etc.)
  • Est-ce un fournisseur qui en vient vite aux “extras”?
  • Etc.

L’apport d’une personne qui a fait des dizaines de projets d’appels de proposition sera très utile à toutes ces étapes.

Pouvez-vous témoigner de certaines de ces erreurs? Avez-vous tiré des apprentissages similaires ou différents de vos derniers appels d’offres. Je suis très intéressé à vous entendre.